Belegungsmanagement
Das Belegungsmanagement spielt in Krankenhäusern, Kliniken, Pflegeheimen, Altersheimen und Rehabilitationseinrichtungen eine bedeutende Rolle. Es übernimmt die zentrale Steuerung des gesamten Behandlungsprozesses, einschließlich aller geplanten und ungeplanten Aufnahmen von Patient:innen sowie Verlegungen zwischen Stationen im Krankenhaus und Entlassungen. Das Ziel des Belegungsmanagements ist es, Patient:innen zur richtigen Zeit einen angemessenen stationären Behandlungsplatz zu ermöglichen und die vorhandenen Kapazitäten durch eine optimale Auslastung auszuschöpfen.
Definition: Zentrales Belegungsmanagement
Das zentrale Belegungsmanagement (kurz: ZBM) lenkt die Patient:innenströme innerhalb einer medizinischen oder pflegerischen Einrichtung und fungiert als wichtiges Bindeglied zwischen den unterschiedlichen Bereichen einer Einrichtung. In einem Krankenhaus verbindet es die zentrale Notaufnahme, den OP-Bereich sowie die verschiedenen Stationen und Fachabteilungen miteinander.
Gängige Modelle des Belegungsmanagements
In deutschen Krankenhäusern und Kliniken gibt es drei Modelle zur Implementierung eines ZBM:
- Einrichtung einer eigenen Abteilung der Pflegedirektion
- Ernennung einer ärztlichen Leitung für die zentrale Notaufnahme
- Bildung einer Stababteilung der Geschäftsführung
Die Modelle werden sowohl einzeln als auch in Kombination angewendet. Eine Mischform eignet sich besonders, um eine durchgängige Verfügbarkeit rund um die Uhr zu gewährleisten. So kann tagsüber beispielsweise eine andere Abteilung das zentrale Belegungsmanagement übernehmen als in der Nacht.
Die Ziele und Herausforderungen des Belegungsmanagements
Das ZBM ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder medizinischen oder pflegerischen Einrichtung, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten und dabei möglichst effizient Kapazitäten auszuschöpfen. Neben der interdisziplinären Steuerung und administrativen Aufgaben zählen folgende Maßnahmen zu den primären Aufgaben des zentralen Belegungsmanagements:
- Koordinierte Belegung von Patient:innen
- Steuerung der Bettenbelegung
- Erhöhung der Bettenauslastung
- Vermeidung von Überbelegung und Ablehnung von Patient:innen
- kurzfristige Information über freie Betten und Patient:innenbewegungen
- Belegungsausgleich zwischen den Stationen
- Steuerung bei Engpasssituation
Zentrale Steuerung und Koordination
Das zentrale Belegungsmanagement steuert die Belegung der jeweiligen Station bzw. verschiedener Stationen in einer Einrichtung. Das ermöglicht eine einfache Zuweisung der Patient:innen an die richtige Station vor Ort. Gleichermaßen erlaubt das ZBM, flexibel auf ungeplante Ereignisse wie Notfälle oder unerwartete Patient:innenanfragen zu reagieren. Das ist besonders wichtig, um bei Notfällen schnell Kapazitäten zu schaffen und eine optimale Versorgung der Patient:innen zu gewährleisten.
Interdisziplinäre Zusammenarbeit
Fachleute aus verschiedenen Bereichen des Krankenhauses arbeiten eng zusammen, um eine bessere Auslastung und Patient:innenversorgung sicherzustellen. Neben der jeweiligen Station, für die ein Team zuständig ist, werden im ZBM alle Bereiche der Einrichtung betrachtet. Auf diese Weise beugt ein funktionierendes Belegungsmanagement Engpasssituationen vor und vermeidet Unter- oder Überlastungen.
Unterstützung durch Digitalisierung
Digitale Anwendungen können dazu beitragen, Bettenkapazitäten, personelle Ressourcen, Aufnahmen, Entlassungen sowie Diagnostik- und OP-Kapazitäten im Blick zu behalten. Beispielsweise kann in einem Belegungskalender eingesehen werden, wo Betten frei oder belegt sind. Frühwarnsysteme geben Hinweise, wenn geplante Operationen verschoben werden müssen oder ein bestellter Elektivpatient nicht zum Termin erschienen ist.
Belegung nach Quantität und Qualität
Ein ZBM betrachtet nicht nur die quantitative Belegung und prüft, in welchen Stationen Betten frei sind. Es berücksichtigt auch qualitative Aspekte wie die individuellen medizinischen und pflegerischen Anforderungen der Patient:innen und die Expertise der jeweiligen Station.
Schnelle Anpassungsfähigkeit
Besonders in Krisensituationen oder bei saisonalen Schwankungen sind schnelle Reaktionszeiten wichtig. Zügig auf Veränderungen zu reagieren und Anpassungen im Belegungsplan vornehmen zu können, ist demnach eine Schlüsselqualität des ZBM.
Fazit: Die Bedeutung eines effektiven Belegungsmanagements im Gesundheitswesen
Ein effizientes ZBM trägt zur Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung von Patient:innen bei, da es eine optimale Auslastung und Ressourcennutzung ermöglicht. Dies verbessert betriebliche Abläufe und fördert die Zufriedenheit von Patient:innen und Mitarbeitenden.
Die Implementierung eines solchen Systems erfordert neben umfassender Planung eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und kontinuierliche Anpassung an den aktuellen Bedarf sowie die jeweiligen Gegebenheiten vor Ort.
Häufig gestellte Fragen
Das Hauptziel des ZBM ist es, die vorhandenen Kapazitäten von Gesundheitseinrichtungen, wie z. B. Betten auf verschiedenen Stationen, optimal und effizient zu nutzen. Durch eine adäquate Steuerung von Patient:innenströmen soll kontinuierlich eine hochwertige Versorgung sichergestellt werden. Außerdem zählen das Vermeiden von Engpässen sowie Über- und Unterbelegungen von Stationen zu den primären Aufgaben des Belegungsmanagements.
Durch eine sorgfältige Koordinierung der Patient:innenströme und effektive Verlegungen zwischen den verschiedenen Stationen können hohe Auslastungen minimiert werden. Um auf veränderte Bedingungen schnell reagieren zu können und eine kontinuierliche Patient:innenversorgung auch in Zeiten hoher Auslastung sicherzustellen, ist eine konstante Überwachung der Belegungssituation nötig.
Die Planung und Steuerung der Belegung sind auf die speziellen Bedürfnisse der Bewohner:innen ausgerichtet. Dabei werden nicht nur die rein räumlichen Kapazitäten der Einrichtung berücksichtigt, sondern auch der individuelle Pflegebedarf und der mögliche Bedarf an speziellen Pflegemaßnahmen. So wird eine stabile und qualitativ hochwertige Versorgung der Bewohner:innen gewährleistet.